Tháo gỡ vướng mắc trong công tác văn thư lưu trữ

Sự kiện nằm trong chương trình hoạt động do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ) tổ chức từ ngày 18/09 đến 26/09/2025 tại 3 khu vực (miền Bắc, miền Trung và miền Nam), nhằm tháo gỡ khó khăn vướng mắc trong công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương.

Chia sẻ tại Hội nghị, các đại biểu cho biết số lượng tài liệu tồn đọng của tỉnh, thành phố đang rất lớn, nhiều tài liệu bàn giao chưa được chỉnh lý. Trong khi đó, kho lưu trữ chưa được đáp ứng nhu cầu hiên tại, chủ yếu tận dụng trụ sở cũ để chứa. Điều này khiến tài liệu dồn ứ tại các xã, phường, gây khó khăn cho việc bảo quản cũng như khai thác, sử dụng.

Thực tế cho thấy, đây là tình trạng khá phổ biến tại nhiều địa phương. Quá trình chuyển giao sang mô hình mới khiến khối lượng tài liệu bàn giao giữa các đơn vị trở nên rất lớn và phức tạp, đặt ra nhiều thách thức cho công tác văn thư – lưu trữ.

Bên cạnh việc giải đáp thắc mắc, ghi nhận các khó khăn để đề xuất phương hướng giải quyết, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng chuyển giao Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ số cho các địa phương để triển khai cài đặt, vận hành trên hạ tầng công nghệ thông tin của địa phương. Qua đó, góp phần nâng cao năng lực quản lý dữ liệu, tạo nền tảng để các địa phương xây dựng hệ thống lưu trữ số đồng bộ, thống nhất trên toàn quốc.

D-IONE là hệ thống số hóa tài liệu toàn trình do FSI phát triển, được xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến, đáp ứng chuẩn đầu ra theo Thông tư 05/2025/TT-BNV.

Hệ thống cho phép tự động hóa toàn bộ quy trình số hóa – từ upload file, quét, xử lý, nhận dạng ký tự (OCR, ICR, OMR) đến phân loại, biên mục, lưu trữ và tra cứu. D-IONE tích hợp công nghệ AI như Machine Learning, Deep Learning để nhận dạng chữ in, chữ viết tay tiếng Việt với độ chính xác tới 99%, giúp xử lý khối lượng lớn tài liệu trong thời gian ngắn, tiết kiệm đáng kể chi phí và nhân lực.

Đặc biệt, D-IONE được thiết kế theo tiêu chuẩn an toàn thông tin cấp độ 4, kết hợp mã hóa dữ liệu trong toàn bộ vòng đời số hóa. Hệ thống có khả năng phân quyền người dùng chi tiết, giám sát truy cập thời gian thực và sao lưu đa tầng, đảm bảo dữ liệu tài liệu lưu trữ của các cơ quan không bị rò rỉ, không bị thất thoát và luôn sẵn sàng khi cần.

Chia sẻ tại hội nghị, Ông Đoàn Huy Thuận - Tổng giám đốc FSI – chia sẻ: "Với D-IONE, FSI không chỉ mang đến một sản phẩm công nghệ, mà còn mong muốn được đồng hành cùng các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp gìn giữ, bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu - một nguồn lực đặc biệt quan trọng trong quản lý, điều hành và phát triển đất nước".

Ông Thuận cũng cho biết thêm, ngoài việc chuyển giao quyền sử dụng miễn phí Hệ thống D-IONE, FSI còn tiếp tục hỗ trợ sát sao cho các địa phương: từ cài đặt hệ thống, đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật vận hành…, cho đến cung cấp dịch vụ, nhân lực thực hiện, đồng hành cùng địa phương trong quá trình chuyển đổi số, từng bước hiện đại hóa công tác điều hành - quản trị.