Chiến lược quản lý văn phòng "một sàn" thay vì phân tán khác tầng

Trong quá trình mở rộng quy mô, nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với thách thức về sự phân mảnh trong quản lý các phòng ban. Tuy nhiên, thương hiệu chăm sóc sức khỏe Happylife đã đưa ra một quyết định quản trị nhanh gọn khi gom tất cả các bộ phận về chung một không gian văn phòng sàn thay vì giàn trải các bộ phận ở cách xa nhau như trước đây.

Theo thông tin từ đại diện Happylife, đây không chỉ là một thay đổi về địa điểm mà là một động thái nhằm xóa bỏ rào cản vật lý cũng như củng cố chiến lược quản lý đồng bộ, nhất quán trong toàn bộ tổ chức của doanh nghiệp. Cụ thể trước đây, Happylife phân bổ các phòng ban như Bán hàng, Marketing, và Chăm sóc khách hàng nằm ở các tầng khác nhau dẫn tới việc giao tiếp thường phải dựa vào email hoặc các cuộc họp định kỳ. Sự liên kết chậm này làm ảnh hưởng không nhỏ việc truyền đạt thông tin và ra quyết định. Khi Happylife chuyển đổi về mô hình văn phòng sàn với quy mô lên đến 300 m2 đã giải quyết triệt để vấn đề này. Bên cạnh đó dưới sự quản lý trực tiếp của ban lãnh đạo công ty, hiện tại mỗi bộ phận đều có thể quan sát và tương tác tức thời với nhau.

Về mục tiêu chính của chiến lược này, đại diện của Happylife chia sẻ rằng, chúng tôi lấy câu chuyện về "sự cố phản hồi của người tiêu dùng" làm minh họa. Trước khi áp dụng chiến lược văn phòng đồng bộ, quy trình xử lý một khiếu nại kỹ thuật của khách hàng tại Happylife thường bị phân mảnh, gây lãng phí thời gian và giảm trải nghiệm khách hàng.

Sự cố nhỏ này lại kéo theo một chuỗi quy trình phức tạp, phân tán qua nhiều đơn vị chức năng. Cụ thể, thông tin bắt đầu từ bộ phận Chăm sóc khách hàng tiếp nhận. Sau đó, dữ liệu được chuyển đến một tầng khác để tổng hợp báo cáo. Từ đây, báo cáo lại phải được gửi ngược lại để bộ phận Marketing xử lý truyền thông. Cuối cùng, toàn bộ hồ sơ phải chờ đợi Ban Giám đốc phê duyệt ở một khu vực quản lý cấp cao. Sự di chuyển thông tin cồng kềnh qua nhiều khâu và nhiều bộ phận trung gian này khiến toàn bộ quá trình xử lý có thể mất trọn cả buổi sáng, làm giảm đáng kể tốc độ phản ứng của doanh nghiệp trước các vấn đề của khách hàng.

Một góc làm việc của bộ phận chăm sóc khách hàng của Happylife.

Chính sự thiếu đồng bộ này đã thúc đẩy ban lãnh đạo Happylife quyết định gom các phòng ban về chung một không gian, tạo điều kiện cho sự giao tiếp tức thời và quản lý hiệu quả hơn. Người đại diện doanh nghiệp cũng bày tỏ thêm, với văn phòng một sàn, chúng tôi có thể giải quyết vấn đề của khách hàng chỉ trong vòng 15 phút. Sự đồng bộ này là cách chúng tôi thể hiện trách nhiệm và lòng biết ơn của mình." Tốc độ giải quyết vấn đề tăng lên gấp bội, phản ánh sự nhất quán trong hành động.

Hơn thế nữa, sự gần gũi về không gian sau khi đồng bộ đã thúc đẩy các cuộc thảo luận, trao đổi ý tưởng ngẫu hứng, giúp các sáng kiến mới được hình thành và kiểm chứng nhanh hơn tại Happylife. Khi cấp lãnh đạo cùng làm việc trong không gian mở, không có phòng riêng biệt, rào cản quyền lực được xóa bỏ. Điều này tạo ra một văn hóa minh bạch, bình đẳng và dễ dàng tiếp cận. Nhân viên cảm thấy được kết nối trực tiếp với lãnh đạo, thúc đẩy tinh thần đoàn kết và trách nhiệm tập thể. Chiến lược "văn phòng một sàn" này đã trở thành công cụ quản trị củng cố sự nhất quán và là nền tảng vững chắc cho sự phát triển của Happylife.